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云计算与移动互联网时代的幼儿园信息化管理解决方案

上海浦东维多利亚幼儿园信息化建设实践与研究

1.前言

2013年教育部相继出台了《国家教育管理信息系统建设方案》、《教育管理信息化建设与应用指南》,明确了在国家层面上,教育管理信息系统的建设内容、推进步骤。但是如何在地方层面上,以第一线校(园)长、教师、学生、家长的实际需求为本推进各项工作,使教育管理信息化真正融入教育、为教育服务是一项需要长期推进、不断完善的工作。

本文归纳了中高端幼儿园信息化管理的共性问题和需求,并以上海浦东维多利亚幼儿园为例,阐述云计算和移动互联网技术在信息化管理中的应用。希望能够抛砖引玉,为广大教育工作者提供思路,使更多幼儿园找到适合自身、低成本、高效益的信息化管理解决方案。

2.维多利亚幼儿园的信息化现状和问题

维多利亚幼儿园的硬件设施良好,网络和电脑已经普及,全体教师、行政人员能够熟练使用办公软件(如Word、Excel、PPT)、收发邮件、微信、云盘等,已经具备信息化管理的基础设施和技能要求,但是没有专职IT人员,没有信息化管理经验。全园教职工对信息化管理既感兴趣、又有点担心,基本态度是“谨慎的欢迎”。幼儿园信息化管理的主要问题和需求如下:

(1)网站设计与维护。幼儿园委托他人设计和托管网站,主要问题:网站改版和增删除内容非常麻烦,样式多年不变,多数没有HTML5动态效果、没有手机网站,网站宣传落伍。网站仅用于发布新闻、下载报名表,难以与各种应用软件集成(例如网上报名、办公审批等)。

(2)招生管理。每年3月至6月是招生繁忙季节,家长填写报名表(纸质提交或者发邮件),学校预约面谈、发结果通知。主要问题:招生过程要靠手工记录、纸质存档,极易出错和遗漏信息,学校招生工作量巨大。家长查询不便,不知道进展情况,焦急等待。

(3)教职工考勤管理。多数幼儿园使用纸质卡片考勤机或者指纹考勤机,记录教职工的每日出勤情况。主要问题:财务人员月底汇总考勤表,再和当月请假条比对,非常麻烦。教职工的迟到早退将严重影响幼儿园的运营,但是相关负责人无法即时获知全员的出勤情况,难以及时发现问题、解决问题。

(4)学生考勤管理。学生进入学校,卫生老师检查后发红牌给学生,学生到教室把红牌放在指定位置,行政人员到每个班级数牌子登记每个学生出勤情况,再输入到Excel文件,向教育监管部门汇报。由于学生数量众多,数红牌记录学生每日出勤的方式,工作量巨大,而且容易出错。对于保姆、老人接送孩子的家庭,家长无法及时得知孩子到校离校的时间。

(5)学费管理。学生每月学费和每日出勤相关。财务人员月底汇总每个学生出勤记录,逐一计算费用,需校对数据,工作量很大。学校每月打印学费清单交给家长,家长难以查询所有学费记录。

(6)办公审批。基本手工处理请假、加班、报销、采购等办公审批,主要问题:教职工们上门找主管领导审批,既浪费自己等待领导的时间,又不断地打断领导的工作,浪费双方的精力。领导审批结束后需保存大量纸质材料以备后期查证、结算用。浪费纸张,查询不便。

(7)团队事务管理。幼儿园每年组织若干次大型活动,如运动会、圣诞节,涉及所有教职工、学生和家长。基本靠打电话和填表格来管理,容易出差错,消耗很大的人力物力,没有记录整个活动过程的知识财富。

(8)教师和家长沟通。教师和家长在微信群里交流,表面上实现了即时交流。主要问题:一些重要信息被淹没在聊天信息中,一件事情要反复通知解释。微信群聊非常消耗老师和家长的时间。

(9)学生饮食管理。家长非常想知道学生在学校吃了什么东西,这也是社会关注问题。有些幼儿园有每周餐饮表,用打印件或者邮件发给家长,或者实物展示,但家长只能在当时了解局部信息,不能了解长期的饮食信息。

(10)学生成长记录。幼儿在小班、中班、大班期间,身高、体重、视力等发生显著变化,如果能够周期性地记录学生的成长数据,绘制图表,及时预警,对学校和家长而言都是宝贵的数据。目前缺乏有效的信息化手段。

3.信息化管理解决方案的总体思路

我们曾经尝试从网上寻找现成的OA系统来解决表1中的问题,多次未果。市场上基本没有和幼儿园实际需求相吻合的现成软件,但是幼儿园又没有足够的资金和技术开发一套专用系统。如何才能找到安全易用、功能贴切、成本低廉的信息化管理系统?我们咨询了不少校(园)长,发现这是国内学前教育机构和基础教育学校面临的共同难题。

值得庆幸的是,本园的合作伙伴,上海漫索公司总裁林锐博士给出了几近理想的方案(见图1)。大家认识到,只有构建在“云计算和移动互联网”技术上的系统,才能实现“系统很好用,几乎不花钱”的设想,可以持续发展。

这个信息化项目得到幼儿园董事会和全体员工的支持,在上海漫索公司的强力支援下很快启动了。我们通过多次座谈,把幼儿园的需求和困难告知开发团队,同时林博士以幼儿家长和开发者的双重身份挖掘出更多我们之前没有想到的需求。林博士还给本园全体教职工介绍了“云计算和移动互联网”的概念、信息化管理的基本方法和规律等。经过近一年时间的用户访谈、需求分析、培训、试运行、纠错改进等,我园终于在2015年1月正式使用了林博士设计的幼儿园信息化管理系统,全园教职工、学生们、家长们积极参与,极大地提高了整体工作效率。

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图1 幼儿园信息化管理系统的框架

这里强调说明“云计算和移动互联网技术”的价值,奠定了软件开发商(例如上海漫索公司)和客户(例如维多利亚幼儿园)共赢的商业模式。幼儿园得到的好处是几乎免费使用专业化的管理系统,开发商得到的好处利用互联网优势进入了细分市场。

在整个信息化建设过程中,上海漫索公司承担了所有的开发和服务工作,付出了数百万元的成本。而本园仅需每月支付少量的云计算基础设施成本和人工服务费即可(用户可选)。听起来像似“天上掉馅饼”的故事,实则蕴含了深刻的技术和商业道理。

3.1云计算

云计算是将计算任务分布在大量计算机构成的资源池上,使各种应用系统能够根据实际需要获取计算力、存储空间和信息服务。云计算技术产生两种新颖的商业模式:

(1)PaaS(Platform-as-a-Service,平台即服务)。用户无需购买IT设备,可以租用CPU、内存、硬盘空间、带宽、数据库等。美国亚马逊是PaaS成功典范,国内如阿里云、华为云、百度云等已经广泛应用,PaaS已经淘汰了大批传统的机房。

(2)SaaS(Software-as-a-Service,软件即服务)。运营商通过互联网为用户提供软件和服务,用户无需购买软件,根据自己的需求,随时租用或停用软件和服务,大幅度降低成本。

Paas和SaaS模式给用户带来最大的好处就是“低成本、免维护”。假设某个应用的总成本是M,用户有N个,那么每个用户分摊的成本只有M/N。本园使用的信息化管理系统叫漫索云平台(详见mansuo.net),同时采用PaaS和SaaS模式,而且无需聘用专业IT维护人员,所以综合使用成本非常低。

3.2移动互联网

随着3G、4G移动通信的普及,中国已经进入了移动互联网时代,手机上网和电脑上网各有优势,相辅相成。

对于幼儿园而言,信息化管理系统的用户有三大类:

(1)幼儿园的行政人员(例如财务),主要使用电脑,输入和监管大量的数据。

(2)幼儿园的教师,她们大部分时间和学生们交互,不可能有大段时间坐在电脑前面,她们使用手机、利用碎片时间处理相关事务。

(3)学生家长,除了网上报名的时候需要用电脑输入较多的数据,其它时间可用手机查看学生在校的相关信息。

漫索云平台为上述用户提供电脑和手机操作界面,其中手机软件可以绑定微信,使用非常方便。

4.1网站设计与内容管理

本园的网站是若干年前设计的,风格和技术已经严重落后。幼儿园本身没有专职IT人员,不懂编程和设计,想扩充一些新东西非常麻烦,与其麻烦别人修修补补,不如一次性全盘更新。

漫索云平台已经和专业网站制作工具Wordpress集成,用户无需自己设计网站,只需要选择自己喜欢的网站模板,就自动生成了全新的网站。然后每周发布文章,上传图片即可。远比我们预估的简易得多。

图2A是上海维多利亚4校合用的老网站,图2B是4校合用的新网站,图2C是浦东维多利亚幼儿园的新网站。

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图2A 上海维多利亚4校合用的老网站

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图2B 上海维多利亚4校合用的新网站 victoria-sh.cn

图2C 浦东维多利亚的新网站 pd.victoria-sh.cn

4.2网上报名系统

本园学生报名数量是录取数量的5-8倍,每年春季我们要接待近千名家长,受理近千份报名表。在高峰时期,电话全天占线,招生老师异常忙碌,家长紧张焦虑,不仅忙中出错,还会干扰正常的教学秩序。

漫索公司总结了幼儿园和小学常见的报名流程(见图3),设计开发了报名系统。每个学校可以自定义报名表,家长们按照指定格式填写报名表,可以用手机查看进展情况,整个招生过程有条不紊地开展工作。

报名系统必须是健壮的,不能在高峰时期崩溃掉。我们曾经在一些著名小学网站看到了报名系统崩溃现象,家长们辛辛苦苦填写的报名表提交后就不见了,之后毫无音讯,用户体验很差。这些问题,我们在设计之初就已经考虑和预防,从技术上解决各种异常状况。

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图3 网上报名系统的流程

4.3学生信息管理

本园多年使用Excel登记在校学生的基本信息,例如姓名、年龄、联系方式等。由于存档的报名表是纸质的,所以Excel无法与学生报名时填写的档案信息关联起来。每次增加新生,或者学生升级、转班、退学时,都必须修改Excel,然后转发给班主任、财务等相关人员。学生在校信息分散在班主任和财务等人的电脑上,数据不集中也不同步。

我们希望在一个系统中管理所有学生信息,只要查询学生姓名,就可以看到该学生的全部信息,包含档案、出勤情况、学费等信息,不再到处询问。

漫索云平台提供了“学生基本信息管理”和“班级管理”两个功能(示例见图4),招生主管老师输入学生档案,把学生分配到班级,然后由班主任管理本班学生的日常事务。

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图4 学生信息管理系统

4.4云考勤

云考勤系统解决教职工考勤和学生考勤的问题。教师采用指纹考勤,学生采用IC打卡考勤,实时发送微信提醒,云考勤原理图和设备示例见图5A。

云考勤系统给幼儿园带来明显的好处,成为使用频率最高的功能:

(1)园领导在上下班时刻就可以用手机查看所有教职工出勤情况(见图5B和5C),一目了然,一旦发现迟到早退现场,可以立即纠正。

(2)家长实时收到学生打卡的微信提醒,知道孩子何时进出学校,是一种安全措施。

(3)学生的出勤情况自动保存在数据库中,可以生成各种报表,财务人员很方便地计算出每个学生的每月学费,云考勤对财务人员是极大的帮助。

漫索云考勤系统的突出优点是:

(1)高可靠性,大量学生密集打卡,数据不丢失。

(2)学校经常断网,系统能够在网络开通时自动续传数据。

(3)电脑和手机均可展示考勤数据(见图5B和5C),对学校和家长而言都极为方便。

图5A 云考勤原理图和设备示例

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图5B 云考勤信息的电脑展示

 

  

图5C 云考勤信息的手机展示

4.5办公审批

幼儿园常见的办公审批有:请假、加班、出差、报销、采购等。漫索云平台允许设置各种审批流程(步骤和审批人),员工提交各种申请,领导按照流程逐级审批,避免现场等待,减少时间浪费。图6A是电脑审批示例,图6B是手机审批示例。

图6A 电脑办公审批示例

图6B 手机办公审批示例

5.未来展望

经过一年时间的摸索实践,本园已经快速平稳地进入了信息化管理行列。未来将在两个方面进一步发展:

(1)幼儿园智能设备的研制和应用。本园第一个智能设备是云考勤系统,我们每天使用已经发挥了价值。目前正在研制“体温检测”和“身高体重检测”智能设备。

学生早上入学校,保健老师首先检测体温,体温数据和考勤数据自动发送到漫索云平台。如果学生体温偏高,系统将发微信提醒家长和班主任,视具体情况决定学生入教室或者回家,保护全班学生的身体健康。

幼儿园每年都对全校学生测量身高体重,保健老师计算每个学生的实际年龄,再对照政府颁发的幼小学生生长发育数据表格,确定每个孩子的身高体重是否达标,并上报教育监管部门。据保健老师反映,用这种方式测量300个孩子,需耗费一周时间,密密麻麻的表格让眼睛都看花了,而且还常出错。身高体重智能检测设备将解决这个问题,学生站在设备前5秒钟,系统自动把身高体重数据发送到漫索云平台,自动判断是否达标,绘制成长曲线,对于学校和家长都非常有价值。

(2)家长社区。漫索云平台将扩展家长社区,专门讨论与幼儿学习生活相关的主题,共享资源,规避风险。

6.实践感言

李晓鹏:浦东维多利亚幼儿园是上海市著名的一级双语幼儿园,拥有一流的师资力量和良好的口碑。相比较而言,本园的信息化管理水平较为落后,依然是传统的手工操作、口头传达和纸质管理,导致管理层和优秀教师们浪费了大量精力用于低级的劳动,成为制约本园发展的软肋和痛点。

在互联网高度发达的今天,我们必须与时俱进、充分利用信息化技术来提升幼儿园的管理水平,这是一所好学校应有的态度和责任。我们充分思考了幼儿园信息化管理的需求和面临的困难,慎重地选择了IT技术伙伴。上海漫索公司是一个高效率、有使命感的团队。短短一年时间,从调研、开发到试运行,让我们逐步告别了传统的手工管理模式,在合规、安全的框架下,提高了数据的准确性、即时性,并且在不断深度挖掘数据的潜在价值,为我们日常管理和运营、提高服务品质提供了极大的支持。

林锐:对于IT专业人员而言,基于云计算和移动互联网技术的信息化管理系统,并不是太高深的技术。幼儿园的主要使命是教育和照顾孩子,老师们的日常工作紧张忙碌,再让她们抽时间学习和应用相对陌生的信息化管理系统,确非易事。浦东维多利亚幼儿园的领导们是有远见和勇气的,她们意识到本园的薄弱环节,在没有资金没有技术的情况下,却敢在未知的IT领域迈出一步,而不是退缩或墨守成规,令人钦佩,理应获得企业的强力支持。

我们面对的是一项有利教育、有利于社会的事业,所以漫索公司责无旁贷地承担了建设义务。一年多时间,我们投入十多人、数百万元资金打造幼儿园信息化管理系统。园方和开发方都投入了大量精力,而且孩子们和家长们也积极参与,大家共同努力才使系统产生了价值。我们希望未来有更多的幼儿园从漫索云平台(mansuo.net)中获益,产生更高的社会效益。

作者介绍

李晓鹏,毕业于伦敦大学学院(UCL)教育研究院(IOE),儿童研究硕士学位。曾任联合国儿童基金会中国办公室教育顾问,香港维多利亚教育机构上海浦东维多利亚幼儿园园长,详见 pd.victoria-sh.cn介绍。

林锐,1994年和1996年获西安电子科技大学物理学士学位和微电子硕士学位,2000年获浙江大学计算机博士学位。国内著名的软件工程和研发管理专家,出版著作11部,使百万IT专业人员受益。创办两家企业:上海漫索计算机科技有限公司和宁波漫索信息技术有限公司,任总裁,详见www.mansuo.com介绍。

 

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